Il 2026 segna la fine definitiva della sicurezza “di carta”. Con l’entrata in piena operatività della Legge 198/2025, la storia professionale di ogni lavoratore confluisce nel Fascicolo Elettronico del Lavoratore (FEL). Questo sistema permette agli organi di vigilanza (INL, ASL, INAIL) di monitorare la tua azienda a distanza, incrociando i dati in tempo reale tramite un Single Entry Point (punto di accesso unico).

1.    Il cuore del sistema: L’Art. 8 del D.Lgs. 81/08 (SINP)

L’Articolo 8 non è più solo una norma statistica, ma il motore del SINP (Sistema Informativo Nazionale per la Prevenzione).

• Trasparenza Totale: Grazie all’interoperabilità, il database dell’INPS (comunicazione d’assunzione UNILAV) “parla” in tempo reale con il SINP. Se l’ispettore inserisce la tua partita IVA, vede immediatamente se per i nuovi assunti esiste un certificato di formazione caricato nel FEL.
• Vigilanza Predittiva (Algoritmo PreViS): Il sistema PreViS (Prevenzione, Vigilanza e Soluzioni) analizza i flussi di dati. Se rileva incongruenze (es. un neoassunto senza formazione dopo 30 giorni), l’azienda finisce in “lista rossa”. L’ispezione non è più casuale, ma guidata da un algoritmo che accerta le mancanze a distanza.

2.    Chi deve inviare i dati, come e quando?

È obbligatorio trasmettere i dati digitalmente tramite la piattaforma SIISL (o flussi API certificati) rispettando gli standard del DM 43/2024.

Cosa inviare	Chi lo invia	Entro quando	Sanzione (Rif. Normativo)
Formazione	Datore di Lavoro	30 giorni	Penale: Arresto o ammenda fino a €7.500 (Art. 55)
Addestramento	Datore di Lavoro	Contestuale	Sospensione attività (Art. 14)
Idoneità Mediche	Medico Comp.	In tempo reale	Sanzione amm.va per omessa sorveglianza
Infortuni	Datore di Lavoro	48 ore	Sanzione amm.va da €1.200 a €5.400

Nota: Un caricamento errato o incompleto equivale, per legge, a un mancato invio.

3.    Esempi Pratici: Cosa rischi nel quotidiano?

• Scenario A: Il “Falso” Formato e la sospensione immediata.

Assumi un carrellista con attestato cartaceo, ma il dato manca nel suo FEL perché la vecchia azienda non lo ha caricato. Per la Legge 198/2025, quel lavoratore è giuridicamente non formato. Se lo adibisci alla mansione, rischi la sospensione immediata dell’attività (Art. 14 e All. I) e una denuncia (Art. 18 e 55).

• Scenario B: L’ispezione “dal divano”.

Dopo 30 giorni dall’assunzione, se i dipendenti non hanno la formazione registrata, l’alert di PreViS fa partire la sanzione in automatico via PEC, accompagnata dal provvedimento di sospensione. Lo Stato accerta la violazione incrociando i database senza bisogno di un sopralluogo fisico.

• Scenario C: Il blocco operativo e il diritto di rifiuto.

In molti cantieri, l’accesso è regolato da software che leggono il FEL. Se la “patente digitale” del dipendente non è “verde”, il tornello non si apre. Il lavoratore può inoltre rifiutarsi legittimamente di svolgere la mansione (Art. 44), bloccando la tua produttività.

E per i lavoratori storici? La “Bonifica” del pregresso

Il FEL non riguarda solo i nuovi assunti. Anche per chi lavora in azienda da anni, è necessario procedere alla digitalizzazione dello storico:

• Verifica degli Attestati: Entro il 2026, tutti i vecchi titoli formativi cartacei devono essere validati e, dove possibile, caricati nel sistema. Un lavoratore esperto che non risulta “formato” nel portale SIISL espone l’azienda alle stesse sanzioni di un neoassunto ( 55).
• Aggiornamenti Scaduti: Il sistema PreViS analizza le date degli ultimi corsi. Se un dipendente storico non ha l’aggiornamento registrato entro i termini di legge, il sistema genera un alert automatico di “formazione scaduta”.

 4. Il nodo Privacy: il rischio del “Fai-da-te” Digitale

Il caricamento di dati medici e professionali su portali statali espone l’azienda a rischi enormi sotto il profilo del GDPR.

• Esempio Reale: Per fare in fretta, il Medico Competente o l’impiegato inviano l’idoneità sanitaria tramite WhatsApp o email ordinaria.

• La Sanzione: Questi sono canali non criptati. Una fuga di dati sanitari o un accesso non autorizzato possono portare il Garante Privacy a irrogare sanzioni fino al 4% del fatturato annuo globale dell’azienda.
• L’Obbligo DPIA: Poiché il 2026 impone un trattamento massivo e sistematico di dati sanitari tramite nuove piattaforme digitali (SIISL/FEL), l’azienda è obbligata a redigere una DPIA (Valutazione di Impatto) per dimostrare di aver messo in sicurezza i flussi (Art. 35 del GDPR)

⚠️ Attenzione al Contenzioso Lavorativo Un errore nella gestione digitale non attira solo l’ispettore, ma anche l’avvocato del lavoratore. Ai sensi dell’Art. 4 dello Statuto dei Lavoratori e dell’Art. 2087 del Codice Civile, il dipendente può impugnare sanzioni o licenziamenti se dimostra che l’azienda ha gestito i suoi dati professionali (FEL) in modo irregolare o insicuro. La DPIA è la tua unica “polizza assicurativa” legale per dimostrare la buona fede e la correttezza dei processi aziendali.

5.    Il mio ruolo di Consulente Integrata (RSPP + Privacy)

In questa fase di transizione, il rischio di errori tecnici è altissimo. Come tua consulente, trasformo l’obbligo digitale in efficienza operativa:

1.    Monitoraggio PreViS: Gestisco i flussi per evitare che l’algoritmo segnali anomalie alla vigilanza.

2.    Audit dei Dati: Verifico la validità dei vecchi attestati per la corretta migrazione nel FEL.

3.    Vantaggio Economico: La conformità che ripaga (Modello OT23/2026) Un FEL aggiornato e privo di anomalie è il requisito fondamentale per accedere alle riduzioni del tasso INAIL (fino al 28%). Ai sensi del nuovo sistema premiante 2026, l’INAIL premia le aziende “trasparenti” che alimentano il database SINP in tempo reale. In qualità di tua consulente, gestisco le pratiche per trasformare la tua precisione digitale in un risparmio monetario diretto sul premio assicurativo annuale.

4.    Conformità GDPR: Metto in sicurezza i flussi digitali affinché la trasparenza verso gli enti non diventi una violazione della privacy.

5. Costo del servizio: alla ricezione della delega a operare sulla piattaforma 70,00 € una tantum + 30,00 € ogni lavoratore del quale và caricata e/o aggiornata la posizione nel fascicolo digitale

Non aspettare che sia un algoritmo a trovarti impreparato. Prepariamo oggi la tua azienda alle sfide del 2026.

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